Der er altid den ven. Du ved, den med 76 uhørte voicemails, 150 ulæste tekster og - sluk - 15.964 ulæste e-mails i hendes indbakke. (Eller måske er den "ven" dig.) Uanset hvad kan det at føle sig som umulige beats of adults at holde din indbakke uklæded eller endda nå Inbox Zero. Men digitalt rengøringshus behøver ikke være din mindst foretrukne opgave.
Da alle anvender KonMari-metoden til deres hjem, trykede vi på et par produktivitetseksperter for at give nogle tip til, hvordan man bringer den magiske kunst til at rydde op til din indbakke.
For vigtige e-mails som rejseplaner, kuponer og oplysninger fra udlejer, som du gerne vil gemme til senere, skal du forbinde din konto til en notat-app som Evernote. "Med e-mail til Evernote-funktionen, vil du være i stand til at sende disse e-mails direkte til notebooks som 'Kommende rejse', 'Opgaver' og 'Tilbud', siger Forrest Bryant, redaktionel direktør hos Evernote.
Havde du spilder tid på arkivering af indgående e-mails? Nem løsning, siger Bryant: ”Konfigurer
smarte etiketter i Gmail eller regler i Outlook at automatisk sortere e-mails, du modtager, baseret på afsender eller nøgleord, så du ikke spilder tid på arkivering indgående e-mails i de relevante mapper eller grave rundt efter den ene meddelelse fra din chef fra en måned siden."Hvis spam bulker din indbakke, skal du gøre en vane med at afmelde dig regelmæssigt via en app som Unroll.me. Du kan også afmelde manuelt ved at søge efter nøgleordet "afmeld" i din e-mail-søgefelt. ”Når jeg har fem eller 10 minutter før mit næste møde eller holder på telefonen, prøver jeg at afmelde mig fem eller deromkring e-mails ad gangen, hvilket holder opgaven overkommelig, ”siger Shay Paulson, ejer og mediestrateg på Fortjener medier.
Selvom en hurtig e-mail til planlægning af et møde synes praktisk, er det nøjagtigt de typer tråde, der tilstopper vores indbakker. Spar dig selv tid og undgå rod i indbakken ved at bruge et online kalendersystem som Planlægning af uheldighed eller Calendly i stedet. "På denne måde kan du synkronisere den med din Gmail eller arbejdskalender og få folk til at planlægge et tidspunkt til at mødes eller chatte, når det er praktisk for alle," siger forretningscoach Lindsey Anvik.
Hvor irriterende er det at manuelt søge efter den e-mail med oplysninger, du har brug for for at få gjort noget på arbejdet? Anvik anbefaler at skære ned på unødvendige e-mailkæder med projektstyringssystemer som asana eller Base Camp. ”Begge har en app og underretninger, så du nemt kan holde styr på projekter og klienter i ét rum uden hovedpine ved at sortere og søge gennem din indbakke,” siger hun.
Hvis du i øjeblikket bruger e-mail til at samarbejde med grupper eller teams af mennesker, siger Anvik en ekstern chat-app som f.eks Skype eller slack kan give dig mulighed for nemt at kommunikere spørgsmål og få øjeblikkelige svar i stedet for at skulle vente på et e-mail-svar.
Natalie Wise, forfatter af “Handbogen til selvdisciplin, ”Har et genialt trick for at få så meget kilometertal ud af din signatur som du kan. "I stedet for bare at placere dit navn og titel, skal du tilføje aktive e-mail-kontroltimer, almindelige oplysninger, du sender dine e-mails, og den bedste måde at kontakte dig på," siger hun. ”Prøv,‘ Jeg foretrækker at tale via tekst. Du er velkommen til at sende mig en sms på mit nummer for at få et hurtigere svar. ”
En anden måde at holde en ren indbakke på? Kompartiser ved at oprette fire separate e-mail-konti, der tjener specifikke formål. Professionel arrangør og produktivitetskonsulent Josephine Page foreslår en til personlige anliggender, en til arbejde, en til markedsførings-e-mails og en til sociale medier. ”Hver e-mail-adresse kan være et derivat af den første, såsom‘ douglasP ’til personlig eller‘ douglasB ’til erhvervslivet,” siger hun. "Det er mindre overvældende at gennemgå og udføre en handlingsplan for hver e-mail, hvis du opretter separate e-mail-adresser."
Selv hvis du forhindrer unødvendige e-mails i at kaste din indbakke, er du ikke ude af skoven til vedligeholdelse. Justin Lavelle, kommunikationschef for BeenVerified, siger, at han sætter en regelmæssig dato for at administrere sine e-mails. ”Vælg et tidspunkt hver uge for at vedligeholde din indbakke. I løbet af denne tid skal du blokere din kalender og lukke din telefon stille. Beskyt tiden, som på ethvert andet vigtigt møde, og organiser dig, ”siger han. "Fej det irrelevante væk, arkiver det komplette og prioriter opgavelisten."