Der er et citat tilskrevet Bill Gates, som jeg reciterer hele tiden: ”Jeg vælger en doven person til at gøre et hårdt stykke arbejde; fordi en doven person vil finde en nem måde at gøre det på. ”Jeg elsker det, fordi det fanger et holdning, som jeg altid har fundet at ringe sandt: Der er en måde at gøre en skruestik til en dyd. Lazy mennesker er de bedste til at finde lette måder at gøre ting på. Sølige mennesker har de bedste rengøringstips. Og folk, der selvstændigt er frygtelige til at administrere deres indbakke, har det bedste råd til kommunikation via e-mail.
Jeg har afsluttet nogle gode råd fra wishy-washy e-mailere lige her for at bevise det. Og ja, navnene er blevet redakteret for at beskytte deres indbakker.
”Medmindre du absolut skal, skal du ikke sende en e-mail til mere end én person. Det er ikke sandsynligt, at jeg svarer på det, fordi jeg venter (og håber) på, om den anden person gør det. ”
”Jeg er begyndt at fortælle det til folk i mine e-mails, hvis du ikke hører fra mig inden [rimelig dato], bedes du venligst nøjagtigt den formiddag med en emnelinje med alle kapsler. Når de først ved, at jeg er seriøs, tror jeg tilladelsen til at narre hjælper med at få tingene til at bevæge sig, selv når en af os taber bolden. ”
”Brug af handlingsinstruktioner i overskriften sparer mig hele tiden. Grundlæggende skal du indtaste din e-mail med modtageren og titlen, så fortæl mig hvad du har brug for. Noget i retning af 'HANDLING KRAVET: Nummer til de næste år' eller 'TIL ANMELDELSE: Brug af konto XYZ,' eller 'BEDRIFT BEHOV: morgendagens møde, regneark vedhæftet. 'Hvis jeg ser en af disse fedthåndede handlingsinstruktioner prioriterer jeg den normalt, og hvis jeg er afsenderen, har jeg en bedre måde at svare på sats."
”Når jeg beskæftiger sig med mennesker, der sutter efter e-mails, sender jeg dem nummererede lister med spørgsmål, som jeg har brug for dem til at svare på.”
“Autosvar er en livredder! Jeg er et en-kvindes show og helt ærligt, ikke alt, hvad der kommer gennem min indbakke er højeste prioritet. ”Denne travle kvinde har hendes virksomheds konto automatisk svar på hver e-mail med en besked, der inviterer klienter med presserende anmodninger om at sms eller ringe, og indstiller en forventning til hendes svar: ”Hvis du ikke har modtaget et svar inden for 48 timer, skal du følge op."
“Etiketter er et must! Jeg kan nemt sortere alt på den måde. Jeg konfigurerer filtre til automatisk at arkivere (springe indbakken) over ting, der ikke har brug for øjeblikkelig respons, så det holder min indbakke håndterbar. ”
”Hvis det tager dig mere end to sætninger at tackle problemet i en e-mail, er det sandsynligvis bedre at have en samtale pr. Telefon eller personligt. Læg så mange detaljer i emnelinjen som muligt. E-mails skal se mere ud som tekster end kort fra din bedstemor. ”
”Fortsæt ikke bare med at svare på den samme e-mail-tråd på ubestemt tid, hvis emnet ændres. Det er normalt bedst at enten ændre emnelinjen for e-mailen, eller endnu bedre, starte en ny e-mail. Når du får 100+ e-mails om dagen, skal du være god til at prioritere svar, så hvis jeg ikke ved, hvad en e-mail handler om, eller synes, det handler om et gammelt emne, er det mindre sandsynligt, at jeg åbner den straks. Og det er især nyttigt, når du er nødt til at gå tilbage og søge i gamle e-mails, hvis emnelinjen matcher mængden af e-mailen. ”
Det ser ud til at være intuitivt, men mange af de mennesker, vi spurgte, sagde, at deres smartphone gør dem værre ved e-mail. ”Dette er en regel, jeg prøver virkelig hårdt at implementere for mig selv: Kontroller ikke din e-mail, medmindre du er tilgængelig til at besvare e-mails. Jeg ender med at glemme at besvare nogle e-mails eller afskedige mit svar, fordi jeg læste det og så glemte, at jeg aldrig svarede. Jeg prøver virkelig hårdt for kun at kontrollere, om jeg har tid og mental energi til at reagere lige på det øjeblik. ”
"Jeg har 'e-mail' i min daglige kalender, og jeg prøver at holde sig væk fra den indtil det tidspunkt, og når 30 minutter er slut, lukker jeg den."
”Jeg sutter ved e-mail, men som for fem år siden begyndte Gmail magisk at sende alt direkte til papirkurven. Jeg kunne ikke finde ud af, hvordan jeg omdirigerer det, og efter et par halvhjertede forsøg i en uge fandt jeg, at jeg kunne lide det. Nu flytter jeg ting ud af papirkurven i min indbakke, hvis jeg vil gemme det; alt andet bliver magisk slettet hver måned eller noget. ”