Mens du har travlt med at forsøge at navigere i din nye redesignede Gmail-indbakke, kan du give os et praktisk forslag, der kan forbedre din professionelle kommunikationseffektivitet ti gange. Glem at prøve at holde trit med en bagerens dusin af mix-and-match e-mail-mærker. Du kan effektivt stash hver meddelelse, du får i tre actionmapper. Her er de.
Det er klart, “Trash” er papirkurven, og “Spam” er spam. Men hvad med de andre 8.000 meddelelser, som du ser ud til at få hver dag? De er nødt til at gå et sted, ikke?
"Senere"
Hvad du lægger i det: E-mails, der kræver, at du udfører en opgave, du ikke kan udføre på det øjeblik. Hurtige svar på 2 minutter eller derunder skal udføres ASAP, men e-mails med lange svar eller beskeder, der beder dig om at gennemføre en handling, kan hænge ud i denne mappe, indtil du er i stand til at følge op senere.
Hvad gør du med det: Husk, betyder senere senere; hele dette system mislykkes, hvis du ikke følger med i denne mappe. Hver gang du har 20 minutter til rådighed hele dagen, skal du tjekke ind med din "Senere" etiket og følge op på de handlinger og svar, du udsætter.
"Holde"
Hvad du lægger i det: Meddelelser og tråde med et smalt anvendelsesvindue. Tråde fra kolleger om igangværende projekter kan smides ind her, ligesom e-mails med bekræftelsesnumre eller sporingskoder kan.
Hvad gør du med det: Du indsætter tråde her, fordi du har brug for nem adgang til dem i mindst et stykke tid, så du kan komme ind her for at finde de oplysninger, du har brug for. Men du er nødt til at rense dette regelmæssigt - måske en gang om ugen eller deromkring? - for at holde alt frisk og uklart. Meddelelser flytter fra "Hold" -mappen til enten "Papirkurv" eller denne næste mulighed ...
”Archive”
Hvad du lægger i det: Dette er dit langvarige e-mail-bibliotek. Hvis en e-mail indeholder noget du ved godt har du brug for langt senere på linjen - som dit loginforum til dit webforum eller de endelige filer fra et længe afsluttet projekt - hæld det ind her til senere henvisning.
Hvad gør du med det: Lad det være i fred... indtil du har brug for noget. Brug derefter din e-mail-klients søgefunktion til at hente beskeder fra dit arkivbibliotek og få den information, du har brug for med det samme.
