Vi vælger uafhængigt af disse produkter - hvis du køber fra et af vores links, kan vi muligvis tjene en provision.
I vores indlæg om organisering forleden skrev Li: Jeg har brug for hjælp til at krangle papir. Jeg behandlede det okay, da jeg var singel, men nu hvor jeg laver papirer / regninger for hele familien, drukner jeg i ufilt papir. Jeg vil ikke have fotos af smukke arkivskabe, jeg vil have ideer til, hvordan man organiserer det, der går ind i arkivskabe. Modtaget!
Som lovet er der ingen billeder af smukke arkiveringsskabe (men hvis det er det, du leder efter, skal du gå her bare vores egen oplevelse og nogle tip. Vi er ret organiserede derhjemme, men i et stykke tid var vi ansvarlige for alt papirarbejde til en lille virksomhed, så vi har haft nogle erfaringer med at håndtere en masse af det og holde det lige.
Der er 3 hovedkategorier til, hvordan man korrelerer papirarbejde: ikke at lade det ind i huset, fjerne og at forenkle, hvad der gør det i, og til sidst finde ud af et system til det papirarbejde, du har brug for at hænge på.
1) Lad det ikke komme ind.
Kan du reducere nogle af papirerne, før det endda kommer ind i huset? Prøv at betale regninger og se kontoudtog online i stedet for at få konti og regninger i posten. Hvis du køber noget online, i stedet for at udskrive kvitteringen, print til pdf og gemme kvitteringen i en kvitteringsfil på din computer i stedet. Opsæt og brug din landingsbane at sortere e-mail, så snart den kommer ind, kaste den uønskede post lige i papirkurven, inden den bliver en bunke, der skal håndteres senere. Endnu bedre, annullere de kataloger, du ikke ønsker at modtage og tag dig selv af uønskede mail-lister
2) Fjern og forenkle. AKA Internettet er din ven.
Det kan være nødvendigt at tackle det papirarbejde, der allerede findes i dine arkiveringsskabe, før du endda har plads eller nye ting. Overvej at investere i noget lignende fujitsu-scanningen for alvorligt at reducere papirarbejdet, der overvælder dine skabe, dit skrivebord eller gulvet. Du kan scanne gamle kvitteringer og dokumenter, som du har brug for, men ikke behøver at have originalen. Du bliver stadig nødt til at organisere filerne på din computer, men det er ikke så fysisk overvældende.
Sørg for, at du ikke hænger fast på papirarbejde, som du ikke har brug for mere. Bank- og kreditkortopgørelser kan fås online, så du ikke behøver at holde på papirerne. Sørg for at makulere disse dokumenter. En af de største forskelle for os var, når vi grøftede alle vores gamle mobiltelefonregninger, det må have befriet 6 tommer i arkiveringsskabet. Har du gamle manualer til gadgets, som du ikke engang ejer? Kan du få adgang til manualen online, hvis du stadig ejer køleskabet, dvd-afspilleren, mobiltelefonen osv.? Slip af med dem.
3) Organiser
Vi holder dette organisator på skrivebordet, så vi straks kan arkivere kvitteringer, blogidéer og regninger, der skal betales. Dette fjerner bunkerne. Vi opbevarer også en fil om forskellige projekter, vi arbejder på, eller noget, som vi ofte har brug for at få adgang til. Vi har en større plast bankers kasse at vi holder i skabet til alt andet. (På vores gamle job ville vi få et nyt for hvert år, så det allerede var klar til at blive arkiveret i opbevaring, så snart året var slut, og vi behøvede ikke at have et stort grimt arkiveringsskab).
Det er vigtigt at have et system, så vælg en dag til at betale dine regninger hver måned og derefter holde sig til det. Vi anbefaler, at du arbejder yderligere 15 minutter på at arkivere, hver gang du sidder for at betale regninger, vil du blive overrasket over, hvor meget du kan arkivere på 15 minutter. Dette indbygges i en automatisk slot, så du kan holde øje med papirskibet, når du har fået det under kontrol.
Så vores faktiske system til arkivering: Alfabetisk. Det er enkelt, og det fungerer. Fra bil til medicinsk til kvitteringer til selvangivelse sætter vi det bare i orden. Inden for hver fil går vi fra forreste til bagerste, ældste til seneste, så vi ved altid, at den seneste regning er bagerst i mappen. Det er idiotsikkert.
Epilog.
Som med al decluttering er det vigtige at huske, at det tog lidt tid at få ting at få ude af kontrol, så at prøve at tackle det hele på én gang vil sandsynligvis få dig til at føle, at du går helt vildt. Start med små skridt og vær konsekvent, og du vil blive overrasket over, hvor mange fremskridt du gør.
